WISE IOT giúp bạn tìm ra nút thắt cổ chai trong quy trình sản xuất

Doanh nghiệp muốn hoạt động và tăng trưởng thì tất yếu phải tìm ra và xử lý tận gốc những nút cổ chai (bottleneck) trong quy trình. Nhưng tìm ở đâu, tìm như thế nào để có được kết quả nhanh chóng và chính xác?

Nút thắt c ổchai có thể là… thứ gì?

Câu trả lời là bất cứ tài nguyên (hữu hình, vô hình) nào mà doanh nghiệp bạn đang sở hữu hoặc các tác động từ phía bên ngoài. Ví dụ:

– Một quy trình xử lý công văn thủ công, rườm rà

– Một chính sách lỗi thời không phù hợp với quy định mới của Pháp luật

– Một tư duy quản lý vi mô (micromanagement) cản trở việc sáng tạo

– Một chiếc xe tải thường xuyên phải bảo hành, sửa chữa

– Một nhân viên mới còn bỡ ngỡ với công việc

– Một nhân viên bàn giao thông tin sai lệch, cần thời gian để sửa chữa lại

– Một nhà quản lý bận bịu chưa xét duyệt báo cáo

– Một bộ phận teamwork kém hiệu quả, không phân công được hết các đầu việc…

Tại sao cần phát hiện các nút cổ chai (bottleneck) càng sớm càng tốt?

Nút cổ chai có thể là bất cứ yếu tố tài nguyên nào trong doanh nghiệp nên chúng cũng có khả năng “gây hại trên diện rộng”, ảnh hưởng tới rất nhiều yếu tố khác mà bạn cần quan tâm. Việc phát hiện chúng nhanh chóng và chính xác, tất nhiên, giống như một cơ thể chữa trị những căn bệnh trong cơ thể để khoẻ mạnh hơn.

Nút cổ chai trong quy trình nghiệp vụ đem tới nhiều nguy cơ:

– Tiêu tốn thêm nhiều chi phí sản xuất – vận hành – sửa chữa, giảm doanh thu và lợi nhuận

– Gây chậm trễ trong tiến độ làm việc, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ mất các cơ hội quý giá

– Giảm năng suất lao động, “vỡ kế hoạch” số lượng sản phẩm cuối cùng (hàng hoá, dịch vụ) mà doanh nghiệp lập ra

– Gây tồn kho sản phẩm, không thể tận dụng lợi thế cạnh tranh, không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng

– Đưa cả nhà quản lý và nhân viên vào thế bị động trong công việc: khi thì nhàn rỗi không có việc làm, khi nút cổ chai được “mở” thì bị quá tải công việc

– Gây khó khăn trong việc ước tính các nguồn lực cần thiết (thời gian, nhân lực, vật lực,…) để lập kế hoạch hợp lý

– Phát sinh mâu thuẫn, tình trạng đổ lỗi cho nhau giữa các đồng nghiệp, nội bộ phòng ban

– Khiến nhân viên phải chờ đợi nhiều dẫn chán nản, áp lực, không còn động lực làm việc…

Ngoài mục đích loại bỏ các ảnh hưởng tiêu cực, việc xác định càng sớm càng tốt các nút cổ chai giúp bạn nhanh chóng xử lý chúng và tối ưu được quy trình nghiệp vụ. Không chỉ là sự tăng trưởng doanh thu – cắt giảm chi phí mà đây còn là mấu chốt cho bài toán mở rộng quy mô của doanh nghiệp.

WISE IOT: Giám sát quy trình và phân tích dữ liệu là giải pháp cho doanh nghiệp.

“Điều tôi thích nhất ở WISE IOT là mỗi luồng công việc sẽ kết thúc với tình trạng “Done” – hoàn thành hoặc “Failed” – không hoàn thành đi kèm lý do failed. Với nhà máy, việc biết được lý do failed vô cùng quan trọng vì nó phụ thuộc nhiều vấn đề, ví dụ khách hàng không đi được do hồ sơ chưa đủ năng lực làm visa hay do giá tour quá cao… Nhờ đó, chúng tôi dần hoàn thiện sản phẩm và quy trình của mình.

WISE IOT giúp nhà máy đo lường được rất nhiều các thông số như sau:

– Ai là người chịu trách nhiệm cho từng job (nhiệm vụ), số job là bao nhiêu

– Tỷ lệ trạng thái job: đang được thực hiện / đã thành công / đã thất bại

– Lý do thất bại

– Tỷ lệ chuyển đổi thành công qua từng stage (công đoạn)

– Tổng thời gian từng người dành ra cho cả quy trình

– Khoảng thời gian trung bình từng người dành ra cho từng stage

– SLA (giới hạn thời gian) cho từng giai đoạn, số job bị quá hạn

Muốn gỡ một nút thắt, trước tiên bạn phải xác định được vị trí. Cũng như vậy, bạn cần thiết phải tìm ra các nút cổ chai trong quy trình nghiệp vụ trước khi muốn xử lý chúng để tối ưu hoá năng suất làm việc.